Come scrivere una SOP in 6 passi (con esempio)
Aggiornato l'11 ottobre 2026
Scrivere una SOP non richiede competenze particolari. Richiede ordine. Ecco un metodo in sei passi che funziona per qualsiasi attività.
1. Scegli una sola attività
Una SOP descrive una cosa sola. "Apertura del negozio" è una SOP; "come gestire il negozio" no. Se la procedura ha più di dieci passaggi, probabilmente va divisa in due.
2. Osserva come si fa davvero
Non scrivere come dovrebbe andare, scrivi come funziona quando va bene. Guarda la persona più esperta mentre la svolge e prendi nota di ogni azione, anche di quelle che per lei sono ovvie.
3. Scrivi i passaggi con un verbo
Ogni riga è un'azione: "Accendere", "Controllare", "Annotare", "Chiudere". Evita frasi vaghe come "assicurarsi che tutto sia a posto": dì cosa controllare e dove.
4. Aggiungi scopo, ambito e frequenza
In alto, tre righe: perché esiste la procedura, a chi si applica e quando. Chi la legge deve capire subito se riguarda lui.
5. Metti un controllo
Una casella da spuntare per ogni passaggio e un piccolo registro con data, nome e firma. Senza controllo, la procedura resta un buon proposito.
6. Provala e correggila
Fai usare la SOP a qualcuno che non l'ha scritta. Dove si blocca o chiede chiarimenti, il testo va migliorato. Rivedi le procedure almeno una volta all'anno o quando qualcosa cambia.
Esempio: apertura giornaliera di un piccolo ufficio
- Disattivare l'allarme e verificare che ingressi e finestre non abbiano segni di effrazione.
- Accendere luci, computer e stampanti.
- Controllare email, PEC e telefonate perse.
- Verificare l'agenda degli appuntamenti del giorno.
- Annotare sul registro eventuali anomalie e segnalarle al responsabile.
Errori da evitare
- Scrivere procedure troppo lunghe che nessuno legge.
- Usare un linguaggio tecnico che il nuovo arrivato non capisce.
- Non aggiornarle: una SOP vecchia è peggio di nessuna SOP.
- Scriverle da soli senza coinvolgere chi svolge l'attività.
Se non vuoi partire da zero, usa un modello già pronto e adattalo alla tua realtà: è più veloce che scrivere da una pagina bianca.